Proses Reservasi / Pemesanan Kamar

Tujuan:

Memastikan setiap permintaan reservasi diproses secara akurat, cepat, dan tercatat dengan baik di sistem PMS (Property Management System) untuk menghindari kesalahan booking atau overbooking.

Prosedur:

1. Terima permintaan reservasi melalui telepon, email, & WhatsApp.

2. Konfirmasi tanggal check-in, check-out, jumlah tamu, tipe kamar, dan permintaan khusus (extra bed, honeymoon setup, dll).

3. Periksa ketersediaan kamar (room availability) di PMS sebelum menjanjikan kamar kepada tamu.

4. Informasikan harga kamar sesuai rate yang berlaku (rack rate, promo, atau corporate rate) dan kebijakan pembayaran (DP 50% untuk direct booking).

5. Input data reservasi lengkap ke PMS: nama tamu, kontak, tanggal, tipe kamar, rate, metode pembayaran, dan catatan khusus.

6. Kirim email/WhatsApp konfirmasi reservasi kepada tamu dalam waktu maksimal 1x24 jam.

7. Simpan salinan bukti pembayaran DP/deposit pada folder reservasi tamu.

8. Update status reservasi (Confirmed, Tentative, Waitlist, atau Cancelled) secara berkala.

   
   

Checklist Verifikasi:

☐  Nama tamu & kontak tercatat lengkap

☐  Tanggal check-in/check-out sesuai konfirmasi

☐  Tipe kamar & rate sesuai kesepakatan

☐  Metode pembayaran & status DP tercatat

☐  Email/WhatsApp konfirmasi terkirim